大量的纸质传真占用了物流公司大量的日常行政开支，也是纸张浪费的来源之一。在这里，传真机就像另一个‘商务窗口’，源源不断地接收来自世界各地的订单、合同和报关资料。以前的工作流程是：传真机收到一定数量的邮件后，人工分发给相应的业务员，有时发出去的传真还得排队打印后再传。“我们发现这种工作流程会导致许多问题，”柯尼卡美能达解决方案专家举了一个例子，“比如第一种会导致纸张耗材的浪费，工作效率低下，无法管理传真或实现移动传真，可能会泄露机密信息等。这也不符合物流信息化的发展需要。'
随后，柯尼卡美能达在OPS综合提案服务中提出了另一个系统，——Eastfax无纸化传真系统，针对这些‘症状’对症下药。这种系统的优点是，每当传真机收到外部传真时，系统会自动识别内部号码，并准确地将传真数据发送到收件人的邮箱，而外发传真也可以通过邮箱直接送达。Eastfax系统会自动搜索可以发送的传真行，不需要打印出来或者等待。如果传真失败，系统会自动重新发送邮件。传真将不再局限于文件形式，可以电子化存档，这使得传真管理趋于简化，彻底脱离传统传真收发流程的束缚。
目前，Eastfax无纸传真系统已经帮助企业每月节省3万份传真输出，并且随着系统的深入运行还在不断增加。‘没想到过去看似无处可省的办公费用也能减少。’该公司IT负责人高兴地说。传真收发的电子化也防止了传真丢失带来的信息安全隐患。
我们对柯尼卡美能达的服务非常满意。他可以根据我们的具体需求匹配个性化的解决方案，是值得信赖的合作伙伴。柯尼卡美能达通过使用“定制化”的OPS综合建议服务模式，帮助物流企业成功实现了四项综合改进要求：效率提升、成本降低、准确性和安全性提升，每一项改进都意味着客户可以在未来的市场竞争中继续加强竞争优势，取得更大的商业成功。
