武陵观察网 问答 电子表格如何缩放打印(电子表格整体缩放)

电子表格如何缩放打印(电子表格整体缩放)

小贾遇到了一个难题。预编辑的Excel表格正好适合B4纸。现在要把纸张类型改成A4,但还是要打印在一张纸上,这让小贾很不解。用缩小字体、调整列宽、行距等常规手段把文档缩小到A4纸,确实很麻烦。于是,小贾选择了一个笨办法,把表格打印在B4纸上,然后用复印机缩成A4纸。

其实遇到这样的问题,我们也不用那么热心,因为我们有以下简单的解决方法。

第一招:让Excel按照纸张的宽度和高度打印

1.启动Excel,打开所需的工作簿文件,然后单击相应的工作表。

2.在“文件”菜单上,单击“页面设置”,然后单击“页面”选项卡。

3.在“纸张尺寸”框中,将原稿B4设置为A4,然后在“缩放”列下,选中“调整为”,并将“页面宽度”和“页面高度”两个输入框中的数字设置为“1”(图1)。

图1

4.单击确定按钮。

现在,再打印一次这个Excel表格,一张A4纸就能装下整个表格内容。实际上,在进行上述设置后,Excel会根据需要缩小打印的图像和文字。通过打开页面设置对话框,可以在页面选项卡上的缩放比例框中查看具体的缩小百分比。如果文件中有手动分页设置,使用“调整到”选项后,这些设置将被忽略。

第二招:让Word根据纸张大小“缩放”打印。

小贾的问题是Excel表格的“缩放”打印。如果你编辑的Word表单遇到同样的问题,解决方法和Excel的不一样。具体方法如下:

1.启动Word并打开所需的文档。

2.在“文件”菜单上,单击“打印”命令。

3.在“Scale(缩放)”列的“Scale by paper size(按纸张大小缩放)”框中,选择“A4”纸张类型(图2)。

图2

4.单击确定按钮。

当文档为打印而“缩放”时,更改仅在打印时发生。Word不会更改文档本身的设置,这与Excel不同,因为Excel也会更改工作表的设置。对于Word,上述过程只是调整了这次打印文档的比例。要以这种方式调整所有打印周期中文档的比例,请单击“工具”菜单上的“选项”,单击“打印”选项卡,然后选择“允许A4/Letter纸张大小”项。

第三招:让打印机根据纸张大小自动打印。

也许,你用来编辑表格的软件没有提供“缩放”打印的功能。比如一些财务软件如何生成B4纸质会计报表打印在A4纸上?此时,我们可以直接向使用的打印机求助,设置打印机减少打印。现在,让我们以爱普生针式照片1290打印机(操作系统是Windows XP SP2)为例。

1.单击开始,选择设置,然后单击打印机和传真。

2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机,然后从快捷菜单中选择“属性”。

3.单击“常规”标签中的“打印首选项”按钮。

4.转到“布局”选项卡,选中“缩放”项,同时选中“全尺寸”,然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸张尺寸。

5.依次点击“确定”按钮,关闭各个对话框。

经过以上设置,打印时,系统会自动“缩放”打印内容,打印在A4纸上。特别要提醒的是,如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上,需要按照上述操作取消“缩放”项的选择,否则打印机会一直“缩放”打印。

“缩放”打印文档,既省去了调整的麻烦,又减少了纸张的浪费。为什么不呢?

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